водене на записи – забавление, нали? Но: Това наистина може да ви помогне да покриете дупето си по време на работа, когато трябва. И така, как да организирате, подавате и по друг начин да следите бележките си, имейлите и телефонните обаждания? Днешният пост за гости ви носи някои изключителни препоръки от Belle of Capitol Hill Style – CHS на CYA, така да се каже. Благодаря на Belle, че предаде тези идеи (и добре дошли обратно в блога)!
Работата в политиката ме научи на редица полезни уроци, най -важното от които беше как да водя изключителни записи. Запазвам имейли, писма, бележки и срещи с бележки, защото никога не знаете кога ще се нуждаете от хартиена пътека. И така, когато Кат ме помоли да напиша публикация, в която подробно се описва как да покрия задника ви по време на работа, с удоволствие се задължавам.
Нека започнем с основата на CYA, водене на добри записи:
Забележки за срещата имам над 30 малки, свързани с спирала тетрадки, които обхващат цялата ми кариера. Отвън те са етикетирани за работа и дата, напр. „Конгрес. Май ’07- октомври ’07. ” Отвътре ще намерите бележки за срещата ми за всяка среща, обозначена с имената на всички присъстващи, тяхната принадлежност и подробностите от нашия разговор.
Тези бележки са запис на казаното, какво беше обещано и какъв беше резултатът от срещата. Поддържането на точни бележки ще ви помогне да изчистите неправилните комуникации и да ви помогне да освежите паметта си преди следващата ви среща със същите тези хора, независимо колко време е минало междувременно.
Имейлите в нашата дигитална епоха, наличието на организирана входяща поща е от решаващо значение за вашия успех като професионалист. Първо, не искате да загубите нещо, от което може да се нуждаете по -късно или да заблудите решаваща кореспонденция. Второ, никога не знаете кога ангажиментът ви да съхранявате добри записи ще спести вашата криене.
По време на кампания за преизбиране губернаторът на моята държава излезе в силно противопоставяне на законопроекта, който шефът ми подкрепяше. Представете си изненадата на губернатора, когато един от моите колеги посегна във входящата й поща и извади четиригодишно писмо, подписано от него, изразявайки своята непоколебима подкрепа за предишна версия на законопроекта, на който сега се противопостави. Имейлът ни свали от защитата и го постави на него.
И така, как трябва да организирате имейлите си? Няма нито един начин да съпоставите входящата си поща, но аз обичам да организирам моята по година (2014 г.), след това чрез издаване (ветерани), а след това по група (Национална гвардия). Ако правя решаваща работа по един законопроект или един брой, тогава той получава своя собствена папка. Също така обичам да оцветявам важни имейли в синьо, имейли с решаващи прикачени файлове в зелено и имейли, които са спорни или от някой, който се противопоставя на позицията ни в червено.
Телефонни обаждания
За разлика от имейлите, телефонните обаждания имат мътна хартиена пътека. Това може да бъде добро или лошо нещо. Така че държа отворен документ на Word на моя компютър, озаглавен „Важни обаждания“. Подобно на бележките ми за срещи, тя подробно описва с кого разговарях, когато говорихме, какво обсъждахме и какво решихме. Полезно е да имате, когато шефът ви поиска точно изтичане на вашия разговор.
Избягване на хартиена пътека
Поддържането на добри записи е от решаващо значение. Това може да ви помогне да разрешите спорове, да освежите паметта си за минали дискусии и да поддържате списъка си със задачи на път. Но какво да кажем за онези времена, когато не искате хартиена пътека?
Извеждането на разговор от дигиталната сфера е необходимо, когато трябва да се споделя информацията от записа, трябва да се отправят извинения или когато трябва да сте сигурни, че това, което ще кажете, не може да бъде предадено с основен основен Щракнете върху бутона напред.
По принцип, ако се притеснявате, че това, което ще пишете, може да се използва срещу вас, да се окажете в грешни ръце или да навредите на проекта, върху който работите, направете. не. слагам. то. писмено. Използвайте най -добрата си преценка и когато се съмнявате, изберете да наберете, вместо тип.
Телефонни обаждания срещу имейли
Но какво ще стане, ако искате разговор в записа и човека, с когото говорите, ви се обажда по телефона? Да речем, че се опитвате да намалите подкрепата за решаващ законодателство от служител, чийто шеф е по -малко от надежден. Служителят с удоволствие ще ви каже по телефона, че шефът му е на борда, но имате нужда от нещо много по -конкретно. Имате нужда от хартиената пътека. Въведете последващия имейл:
„Скъпи Джон, благодаря ти много, че отдели време да ми се обадиш за подкрепата на репутацията Смит от H.R 529. Моят шеф ще бъде толкова доволен, че знае, че репортер Смит е на борда. Неговият вот на Yay ще бъде толкова силно шоу на неговия ангажимент към този въпрос. Благодаря ви отново за цялата ви упорита работа по този въпрос, искрено, Belle. ”
Разбира се, той може да твърди, че никога не е казвал това. Той може да отрече, че някога ви е обещал каквото и да е, но вие имате запис на дата и сключен час от вашата страна на историята.
Използвайте телефонни обаждания и последващи имейли с повишено внимание. Често взимането на телефоните може да направи безобиден разговор да изглежда прикритnull